Как восстановить утерянный аттестат

Утерянный аттестат не восстанавливают в прежнем виде: вместо него выдают дубликат. Он полностью заменяет оригинал и принимается везде наравне с ним. Обращаться нужно в ту школу, которая выдавала документ, сколько бы лет ни прошло и где бы вы ни жили сейчас. Если школы больше нет, заявление подают её правопреемнику, а при его отсутствии - в местный орган управления образованием или в архив. Заявление пишут на имя директора, отдельной платы за дубликат, как правило, нет, а срок изготовления чаще всего укладывается в месяц.

Дубликат, а не копия: в чём разница

Родители нередко ищут, как “восстановить” аттестат, предполагая, что где-то лежит второй экземпляр. Второго экземпляра не существует. Школа хранит книгу учёта выданных документов об образовании: в ней записаны фамилия выпускника, год выпуска, номер бланка и итоговые оценки. Именно по этой книге и восстанавливают содержание документа.

Дубликат печатают на новом бланке, на нём прямо указывают, что это дубликат, а данные переносят из книги учёта. Оценки будут те же самые, придумать или улучшить их нельзя. Заверенная копия или скан утраченного аттестата дубликатом не считаются: приёмная комиссия колледжа или вуза вправе их не принять.

Ещё одна деталь: после выдачи дубликата прежний документ считается недействительным. Если оригинал потом найдётся при разборе шкафа, пользоваться всё равно нужно дубликатом.

Шаг первый: найти школу, которая выдавала документ

Если школа работает под тем же названием и по тому же адресу, всё просто: приходите лично или отправляете обращение через форму на её сайте. Если название изменилось, а здание то же, скорее всего, было переименование или присоединение к другому образовательному комплексу. Тогда документы за прежние годы хранит нынешняя организация, она же принимает заявление.

Когда неясно, что стало со школой, есть два надёжных хода. Первый - посмотреть сведения о юридическом лице в открытом реестре по прежнему названию и адресу: там видно, ликвидировано оно или присоединено к другому. Второй, и он обычно быстрее, - позвонить в отдел или управление образования того района, где школа находилась. Там знают, кто принял на хранение документы закрывшихся школ. Один такой звонок экономит недели поисков.

Если школы больше нет

Здесь три типовые ситуации.

Школа присоединена к другой. Дубликат выдаёт организация-правопреемник: к ней перешли и книги учёта, и личные дела.

Школа ликвидирована, а документы переданы в орган управления образованием. Заявление подают туда, дубликат оформляют по переданным книгам.

Документы сданы в муниципальный или государственный архив. Архив аттестатов не выдаёт, потому что не является образовательной организацией. Зато он выдаёт архивную справку об окончании школы с перечнем оценок. Это не аттестат, но многие работодатели принимают её как подтверждение образования, а учебные заведения иногда принимают вместе с заявлением об утрате.

Если сведений в архиве не нашлось, попросите письменный ответ об их отсутствии. С этой бумагой разговаривать и с работодателем, и с приёмной комиссией заметно проще, чем с пересказом устного телефонного ответа.

Какие документы приготовить

Обычный набор выглядит так:

• паспорт заявителя;
• заявление на имя директора с просьбой выдать дубликат;
• документы о смене фамилии, если она менялась: свидетельство о браке, о расторжении брака, о перемене имени;
• всё, что подтверждает факт выдачи оригинала: старая копия, фотография разворота, номер бланка, справка из учебного заведения, куда аттестат когда-то предъявляли;
• сам испорченный документ, если аттестат не потерян, а залит, порван или обгорел: его сдают в школу.

За несовершеннолетнего выпускника заявление подаёт родитель, приложив свидетельство о рождении. Взрослый обращается сам. Через представителя тоже можно, но доверенность понадобится нотариальная.

Что писать в заявлении

Форма свободная, однако несколько вещей должны быть обязательно: фамилия, имя и отчество выпускника на момент окончания школы, год выпуска, класс, если помните, обстоятельства утраты, просьба выдать дубликат и способ связи. Обстоятельства описывают в одну строку: потерян при переезде, украден вместе с сумкой, испорчен при затоплении. Если фамилия менялась, укажите обе, иначе поиск в книге учёта затянется.

Иногда школа просит отдельную объяснительную об утрате. Это нормально. А вот требование опубликовать объявление в газете сегодня не основано ни на чём: если такое звучит, спокойно попросите показать, каким локальным актом это установлено.

Сроки и деньги

Срок школа устанавливает своим локальным актом, и он разный. Чаще всего это от нескольких дней до месяца: дубликат надо оформить, зарегистрировать, подписать у директора и заверить печатью, а бланки школа заказывает не каждый день. Летом, когда часть сотрудников в отпуске, ожидание растягивается. Спросите точный срок сразу при подаче заявления и запишите входящий номер.

Отдельной платы за выдачу дубликата аттестата обычно не берут. Если деньги всё-таки просят, уточните, за что именно: за бланк, за услугу или это добровольный взнос в фонд школы. Как правило, этот вопрос закрывает тему сам собой.

Если документ нужен срочно

Пока дубликат готовится, попросите в школе справку о том, что вы окончили её в таком-то году, и что дубликат находится в изготовлении. Многие работодатели и приёмные комиссии принимают такую справку как временное подтверждение, особенно если приложить к ней входящий номер заявления.

Второй путь - сведения из федерального реестра документов об образовании. Школы вносят туда данные о выданных аттестатах, и организация, которой нужен ваш документ, может проверить факт выдачи по реестру. Оговорка: реестр наполняется не с бесконечных времён, по старым выпускам сведений там может не быть.

Аттестат выдан в другом городе или другой стране

Ехать лично не обязательно. Заявление отправляют почтой заказным письмом с описью вложения или через форму обращения на сайте школы со сканами документов. А вот готовый дубликат почтой обычно не высылают: его выдают лично или доверенному лицу. Спросите об этом заранее и, если ехать некому, оформите доверенность на родственника, который живёт в том городе.

Сложнее, когда аттестат выдан в бывшей союзной республике. Там действуют свои правила, обращаться нужно в школу или архив того государства, а полученный документ, скорее всего, придётся перевести и легализовать. Путь долгий, и начинать его лучше с консульства или профильного ведомства той страны, а не с попыток решить вопрос через российскую школу.

Частые сложности

Фамилия. Дубликат оформляют на те данные, которые были у выпускника при выдаче оригинала. Новую фамилию в него не впишут, поэтому к дубликату всегда прикладывают документ о перемене имени.

Ошибка в утраченном документе. Если в оригинале была опечатка, при выдаче дубликата её исправят, но только если в книге учёта и личном деле данные записаны верно.

Книга учёта не сохранилась. После пожаров, затоплений и переездов такое случается. Тогда остаётся архивная справка и подтверждение через личное дело, если оно уцелело.

Два разных документа. Аттестат об основном общем образовании за девятый класс и аттестат о среднем общем за одиннадцатый восстанавливаются по одинаковой схеме, но это два отдельных документа. Если утеряны оба, в заявлении перечисляют оба, иначе получите один.

Как не проходить это второй раз

Сфотографируйте разворот дубликата и сохраните снимок в облаке, а не только в памяти телефона. Отдельно запишите номер бланка и год выдачи: этих двух чисел хватит, чтобы школа нашла запись за пять минут. Оригинал держите дома, а в большинстве случаев достаточно предъявить его и оставить копию. Аттестат сдают на хранение только при поступлении на очное обучение, и там его принимают под расписку, которую тоже стоит сберечь.