Как получить дубликат аттестата

Дубликат аттестата выдаёт школа, которая выдавала оригинал: нужно подать письменное заявление на имя директора, приложить документ, удостоверяющий личность, и объяснить основание - утрата, порча, ошибка в записях или смена имени. Если школа ликвидирована или присоединена к другой, обращаются к правопреемнику, а при его отсутствии - в орган управления образованием того района или города, куда переданы архивы. Дубликат оформляется на действующем бланке с надписью о том, что это дубликат, и юридически равен оригиналу.

Кто именно выдаёт дубликат

Правило простое: дубликат выдаёт та организация, которая выдала подлинник. Не любая школа, не министерство, не портал государственных услуг, а конкретное учреждение из вашего аттестата. Это связано с тем, что основанием для выдачи служат её собственные архивные записи - книга регистрации выданных аттестатов, приказы о выпуске, личное дело выпускника. Устройство личного дела и то, что в нём хранится, мы разбираем в отдельном материале про личное дело ученика.

Если школы больше нет, цепочка такая:

1. Правопреемник. При объединении школ или присоединении одной к другой все обязательства, включая выдачу дубликатов, переходят к организации-правопреемнику. Её название можно узнать в органе управления образованием.
2. Учредитель или орган управления образованием. Если правопреемника нет, обращаются туда: там знают, куда переданы архивы ликвидированного учреждения.
3. Государственный или муниципальный архив. Если документы сданы в архив, оттуда выдают не сам дубликат, а архивную справку о факте обучения и выдаче аттестата.

Разница между дубликатом и архивной справкой существенная: дубликат заменяет аттестат везде, справка лишь подтверждает факт. Некоторые организации принимают справку, но рассчитывать на это заранее не стоит.

На каком основании выдают дубликат

Оснований несколько, и указать нужно то, которое соответствует вашей ситуации.

• Утрата. Документ потерян, украден, сгорел, утрачен при переезде.
• Порча. Аттестат физически повреждён: залит, надорван, выцвел настолько, что записи не читаются. Испорченный бланк обычно сдают в школу, и он уничтожается по акту.
• Ошибка в записях. Опечатка в фамилии, имени, отчестве, дате рождения, названии предмета или в отметке, обнаруженная после выдачи.
• Смена персональных данных. Изменились фамилия, имя или отчество. Здесь дубликат не обязателен, но многим удобнее иметь документ с актуальными данными, чем каждый раз прикладывать свидетельство о перемене имени.

Важный нюанс, который экономит визит: если утрачено только приложение к аттестату, дубликат обычно оформляют комплектом, то есть выдают и дубликат аттестата, и дубликат приложения. Уточните это при подаче заявления, чтобы не оказалось, что часть комплекта осталась старой.

Что нужно принести

Комплект небольшой:

• Заявление на имя руководителя школы. Пишется в свободной форме или по образцу школы: фамилия, имя, отчество на момент выпуска и текущие, год окончания, класс, основание для выдачи дубликата, контактный телефон.
• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
• Документы о смене имени, если данные менялись: свидетельство о перемене имени, о заключении или расторжении брака.
• Испорченный аттестат, если основание - порча.
• Доверенность, если обращается не сам владелец документа.

За несовершеннолетнего выпускника заявление подаёт родитель или законный представитель, предъявив свои документы. Если выпускник совершеннолетний, а прийти лично не может, нужна нотариальная доверенность: её оформление обычно обходится примерно в 1500-3000 рублей, но сумма зависит от региона и тарифов нотариальной палаты, поэтому уточняйте у нотариуса заранее.

Справку из полиции об утрате, объявление в газете и прочие ритуалы прошлого требовать не должны: действующий порядок их не предусматривает.

Сроки и плата

Заявление регистрируют, школа проверяет архивные записи, находит запись о выдаче оригинала, оформляет бланк и вносит сведения о выдаче дубликата в книгу регистрации. Реальный срок зависит от того, есть ли у школы свободные бланки нужного образца и насколько быстро находится архив: где-то это занимает несколько дней, где-то несколько недель. Точный срок спрашивайте при подаче заявления и просите зафиксировать входящий номер и дату - от неё считается всё остальное.

Отдельной платы за выдачу дубликата законодательство не предусматривает: бланк приобретает и оформляет школа. Если с вас требуют деньги, попросите письменно назвать основание и размер платежа. Как правило, на этом вопрос закрывается.

Как выглядит дубликат

Дубликат оформляется на бланке того образца, который действует на момент выдачи, а не на момент выпуска. Поэтому внешне он может заметно отличаться от вашего исходного документа, и это нормально. На бланке проставляется слово, обозначающее дубликат, и он считается полноценной заменой оригинала: работодатель, вуз, колледж и любая другая организация обязаны принимать его наравне с подлинником.

Записи в дубликат переносят из архивных документов школы. Если часть сведений утрачена и восстановить отметки невозможно, школа не имеет права придумывать их. В такой ситуации вместо дубликата выдают справку об обучении с теми данными, которые сохранились.

Отдельно стоит помнить: после выдачи дубликата подлинник, если он вдруг найдётся, становится недействительным. Пользоваться нужно дубликатом.

Если менялись фамилия или имя

Дубликат выдают на те данные, которые были у человека на момент окончания школы, либо на текущие - в зависимости от того, как это решает школа по своим правилам и что вы указали в заявлении. Практично уточнить это сразу: если дубликат оформлен на прежнюю фамилию, к нему всё равно придётся прикладывать свидетельство о перемене имени, и смысл замены теряется.

При этом сама по себе смена фамилии не делает старый аттестат недействительным. Документ с прежними данными плюс свидетельство о перемене имени - законный комплект, и менять аттестат только ради фамилии не обязательно.

Если аттестат нужен срочно

Пока дубликат готовится, ситуацию закрывают промежуточными документами. Школа по запросу выдаёт справку о том, что человек окончил её в таком-то году и что аттестат ему выдавался, с указанием реквизитов записи в книге регистрации. Такая справка часто устраивает работодателя на период оформления и годится для подтверждения перед организацией, куда вы подаёте документы.

Если школы нет, аналогичную функцию выполняет архивная справка. Запрос в архив подают лично, по почте или через портал государственных услуг региона, если такая услуга там есть. Сроки рассмотрения архивных запросов обычно длиннее школьных, поэтому начинать стоит с максимальным запасом.

Частые сложности и как их обойти

• Школа сменила название или номер. Дубликат всё равно выдаёт она. Название на момент выдачи оригинала указывается в дубликате в соответствии с архивными данными.
• Выпуск был очень давно. Архивные документы школы хранятся длительно, книга выдачи аттестатов - один из документов долгого хранения. Если в школе записи не нашли, следующий адрес - муниципальный архив.
• Вы живёте в другом городе. Заявление можно направить по почте заказным письмом с описью вложения, приложив копии документов, а получение дубликата поручить представителю по доверенности либо приехать один раз.
• Аттестат нужен для поступления, а сроки горят. Сообщите об этом приёмной комиссии и покажите справку школы: во многих случаях документы принимают с обязательством донести дубликат.
• Вам отказали устно. Просите письменный отказ с основанием, дальше обращайтесь в орган управления образованием и региональный орган по надзору в сфере образования.

Коротко

Дубликат выдаёт та же школа по письменному заявлению владельца, а если её больше нет - правопреемник или орган управления образованием, куда переданы архивы. Основанием служит утрата, порча, ошибка в записях или смена персональных данных. Из документов достаточно паспорта, заявления и, если данные менялись, подтверждающих их бумаг. Отдельной платы порядок не предусматривает, срок зависит от наличия бланков и скорости работы с архивом. Дубликат оформляется на действующем бланке и полностью заменяет оригинал, а на время его изготовления выручает справка школы или архивная справка.